Uzavírání pracovněprávních smluv tzv. "na dálku"

Široce rozšířené způsoby elektronické komunikace na dálku přirozeně svádějí k úvaze, jak s jejich pomocí, a přitom bez obav z možných právních komplikací, činit různá právní jednání, zejm. uzavírat smlouvy s dalšími osobami. Zde se zaměřujeme specificky na oblast pracovního práva. Je možné platně na dálku uzavřít i smlouvy pracovní, a na co si přitom dát pozor?

Podle § 34 a § 77 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále také jen "ZP") je především podmínkou platnosti pracovních smluv i dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (známé DPP a DPČ) jejich uzavření v písemné formě. To je však třeba chápat šířeji než výhradně psané a tištěné listiny. Znaky písemné formy tak vedle klasických tištěných dokumentů běžně naplní i různé způsoby elektronicky zachyceného textu jako e-maily, dokumenty různých formátů (např. PDF) vzniklé primárně elektronicky či do elektronické podoby naskenované. K uzavření DPP, DPČ a pracovní smlouvy tak lze využít prakticky jakékoliv elektronické prostředky či dokumenty, budou-li zachycovat všechna pro pracovní smlouvu či pro dohody minimální nezbytná ujednání a informace o stranách smlouvy.

Protože jde o jednání distanční, návrh smlouvy (a poté i jeho přijetí) je potřeba doručit druhé smluvní straně. K tomu je možné využít fakticky libovolnou komunikační platformu, ať už se jedná o e-mail, datovou schránku, chatovací aplikaci, cloudové úložiště či nějaký druh vlastního technického řešení. Druhá smluvní strana nabídku (návrh smlouvy) přijme typicky podepsáním. Kromě možnosti využít některý z druhů elektronických podpisů, a nevyloučí-li to sama smlouva, může postačit i smlouvu vytisknout, podepsat a po naskenování zaslat navrhujícímu zpět. Písemné projevy vůle nemusejí být obsaženy ve stejném dokumentu, tudíž lze podpis nahradit také souhlasnou písemnou odpovědi na doručený návrh smlouvy. Teoreticky možným řešením je i uzavření smlouvy on-line na portálu zaměstnavatele či agentury kliknutím na tlačítko nebo jiný obdobný ovládací prvek, obdobně jako při nakupování na e-shopech.

Při jednání na dálku by se jak potenciální zaměstnanec, tak zaměstnavatel, měli především co nejprůkazněji ujistit o totožnosti druhé strany. Pokud bude smlouva podepisována uznávaným či kvalifikovaným elektronickým podpisem, je výběr konkrétní komunikační platformy podstatný méně. Pokud však plánujete, že k uzavření dojde pouhým zasláním souhlasu zpět na adresu odesílatele či elektronickým podpisem prostým, je na místě využít průkaznější platformy – například datové schránky – která Vám poskytuje daleko větší jistotu, že jednáte skutečně a pouze jen s tím, s kým chcete.

Při uzavírání smluv na dálku v oblasti pracovního práva je konečně nutné pamatovat na § 21 ZP, který přibližuje postavení zaměstnance jednajícího distančně k postavení spotřebitele, který zpravidla může od distančně uzavíraných smluv v určité lhůtě odstoupit. Ustanovení § 21 ZP konkrétně ukládá zaměstnavateli povinnost zaslat zaměstnanci vyhotovení uzavřené smlouvy (dohody) a zaměstnanci dává právo od takovéto distančně uzavřené smlouvy (či dohody) odstoupit. Zaměstnavatel musí zaslat vyhotovení zaměstnanci na takovou elektronickou adresu, která není v dispozici zaměstnavatele. To musí být tak zaměstnanci doručeno na takovou elektronickou adresu, na jejíž existenci nemá zaměstnavatel žádný vliv a nemá k ní přístup. Typicky půjde o osobní email nebo o datovou schránku zaměstnance. Zaměstnanec má následně 7 dní od doručení vyhotovení, v nichž se může rozhodnout od smlouvy (dohody) odstoupit. Tuto možnost má však jen potud, nezačal-li již s výkonem práce.

Nad rámec uvedeného je vhodné dodat, že § 20 ZP stanoví, že nebylo-li právní jednání učiněno v požadované (písemné) formě, a bylo-li již započato s plněním, není možné se neplatnosti tohoto jednání dovolat u těch jednání, jimiž vzniká nebo se mění základní pracovněprávní vztah. I v případě nedodržení písemné formy tak může pracovní poměr vzniknout a jeho neplatnosti nebude možné se dovolat. Neuzavření smlouvy či dohody písemně je však přestupkem zaměstnavatele pokutovatelným inspekcí práce. Nesplnění povinnosti zaslat písemné vyhotovení zaměstnanci by pak mohlo být rovněž považováno za přestupek nesplnění stanovených povinnosti při vzniku, změnách, skončení pracovního poměru, dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti.

Není sporu, že možnost uzavírat smlouvy na dálku s vyžitím elektronické komunikace může v mnoha případech přijít vhod, a to včetně oblasti pracovního práva. Shrnuto z výše uvedeného, elektronické uzavření pracovních smluv a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr možné je, neboť jejich písemná forma vyžadovaná zákoníkem práce bude zpravidla zachována i v textové podobě elektronické. Souhlas stran s daným návrhem lze vyjádřit různými výše zmíněnými cestami.

V každém případě je nutné zdůraznit a doporučit všem při uzavírání smluv na dálku elektronicky využívat nejlépe takové elektronické podpisy či obdobné nástroje, které poskytují dostatečnou průkaznost totožnosti druhé strany. Zaměstnavatelé by neměli opomenout vyžádat si od zaměstnance elektronickou adresu pro zaslání vyhotovení uzavřené smlouvy či dohody. Zaměstnancům může pomoci, budou-li pamatovat, že po uzavření smlouvy na dálku mají ještě několik dní k případnému přehodnocení svého rozhodnutí.